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本報記者   閆   潔

兒童福利院的檔案室什么樣？院里孩子們的檔案里都記錄了什么？什么時候會用到這些檔案？……在陜西省渭南市，就有一個被陜西省檔案局評定為檔案目標管理AAA級認證單位——渭南市兒童福利院。該院以《兒童福利機構業務檔案管理辦法》為標準，全面細致收集兒童各類檔案，高起點建設檔案室軟硬件，實現了檔案管理信息化、數字化和智能化。

實物檔案，見證孩子的過往和新生

渭南市兒童福利院檔案室里有一間實物展廳，玻璃柜里擺放著衣物、首飾、奶瓶、字條等物品，這些都是院里孩子被發現時隨身攜帶的物品，工作人員表示：“就是一個塑料袋、一片尿不濕，我們都給孩子們仔細收好。”在這些物品中，最吸引人的是一個用五彩繩串起的木質“長命鎖”，雕工并不精細的鎖身上刻著“長命”二字，這是笑笑（化名）入院時唯一攜帶的物品。

2019年7月，6個月大的笑笑被警察送到了渭南市兒童福利院。社工辦主任許玲回想起當時的情景，仍覺得揪心：“當時笑笑四肢干瘦、肚子卻脹得很大，皮膚和眼睛都是黃綠色，右下腹有一道長長的手術疤痕?！彼偷结t院檢查后，笑笑被確診為先天性膽道閉鎖并引起肝硬化等并發癥，必須盡快做肝臟移植手術。

在陜西省民政廳的大力支持下，笑笑被及時送到上海的醫院，很幸運地在當年8月進行了肝移植手術。“2019年7月至2020年10月，笑笑先后14次住院治療，共花費醫藥費60余萬元。”許玲說，現在笑笑恢復得很好，生活上遵醫囑服藥、注意飲食禁忌就好。

包括笑笑的木鎖在內，渭南市兒童福利院目前共保存兒童實物檔案304件，每件都是一個孩子過往和新生的見證。正如渭南市民政局局長黨耀升所說：“沒有檔案，我們無法找到來時的路，更證明不了自己從哪里來。這些被遺棄的孩子們衣物里，往往載有孩子的重要信息，因此，我們從建院之初就為每個孩子留有專門的實物檔案，初衷就是為了幫孩子找家尋根。”

一人一檔，留下孩子成長記錄

翻開渭南市兒童福利院照片檔案第一卷，里面有2001年6月1日當時渭南市社會福利院兒童所的孩子們受邀去愛心企業品嘗蛋糕和表演節目的照片，還有2005年8月9日渭南市兒童福利院掛牌以及第一任院長高玉宏致辭的照片……建院以來的近萬張照片按照日常管理、兒童業務和社會工作三部分建檔，不僅為院里孩子留下成長記憶，也以影像資料的形式記錄了兒童福利院的發展歷程。

記者了解到，在陜西省民政廳和渭南市民政局的支持下，渭南市兒童福利院根據民政部《兒童福利機構管理辦法》和《兒童福利機構業務檔案管理辦法》，制定了《渭南市兒童福利機構業務檔案管理辦法實施細則》。遵循“一人一檔、動態管理、真實完整、便于應用”的總體原則，渭南市兒童福利院將兒童業務檔案分為“入院資料、在院資料和離院資料”，梳理出兒童業務檔案歸檔內容、整理流程和數字化流程，以人為單位進行分類、組卷、排列、編目、編號、裝盒、上架。

為了方便檔案的收集和整理，渭南市兒童福利院制定了《兒童業務檔案材料查缺表》，根據重要程度設置了必備項和可選項。同時，院里還刻制檔案專用印章，設計制作了兒童業務檔案專用盒、兒童照片檔案專用盒以及兒童各類證件專用盒等，做到檔案收納整齊美觀、書寫工整，并建立了兒童業務檔案大數據，在院內各部門之間實行信息共享。

“檔案材料收集工作分解到具體科室和人員，例如護理員會按時完成孩子的養育記錄，醫生完成孩子的醫療康復記錄，老師完成孩子的教育記錄，并定期上交檔案管理員分類整理，分工協作解決了兒童檔案立檔不全、內容缺失、管理落后的問題?！睋寄鲜袃和＠汗ぷ魅藛T介紹，院檔案室目前共有室存檔案8183卷，其中包括兒童業務檔案、兒童管理檔案、兒童心理檔案等。

軟硬結合，全智能管理檔案室

“你好，小麥，請打開檔案智能儲存室?！痹诓稍L中，檔案管理員雷紅靈向記者展示了智能控制平臺。儲存室里是10列100組檔案庫房智能密集架，可存儲兒童檔案1.3萬冊，滿足未來20年存儲需求。打開一列檔案架，兩邊是標記有序的檔案盒，每個檔案盒上孩子的照片、入院編號、姓名年齡、入院日期、離院日期和原因等信息一目了然。

2022年11月，在省民政廳、市民政局、市檔案局的支持下，渭南市兒童福利院制訂了創建AAA檔案室及檔案信息化工作方案?！霸豪镏贫藘和瘷n案整理和數字化工作流程，與有保密資質的專業公司簽訂合作意向，按照兒童養育、醫療、康復、特教、護理等7個門類，共同對檔案進行整理、補缺、編著、修圖、掃描、存檔、裝盒、排序。其中，按照兒童檔案一式三份的管理規定，電子檔案、紙質檔案、實物檔案均已分類規整。”雷紅靈說，“我們還安裝了檔案檢索系統，現在工作起來比以往要便捷很多。”

除了軟件升級，福利院還投資90余萬元，對原檔案室進行擴容改造。目前，檔案室總面積126.8平方米，分檔案查閱室、數字化加工室、智能存儲室和實物檔案展室，實現了兒童檔案管理標準化、信息化、智能化，可有效連接全市檔案管理信息平臺。同時，福利院還購置氣體滅火系統、智能電子監控系統、智能恒溫檢測系統等設備，實現了全方位的智能管理。

一分耕耘一分收獲。2023年5月，渭南市兒童福利院被陜西省檔案局評定為檔案目標管理AAA級認證單位；同年9月，省民政廳在渭南市兒童福利院召開全省兒童福利機構檔案信息化暨精細化養育現場會。2023年10月以來，已有20多家兒童福利機構前來交流學習。省民政廳相關負責人表示，今年將聯合省檔案局開展全省市級兒童福利機構檔案規范化建設成果專項驗收工作，點對點指導各院加快推進工作，確保在2024年年底全省各市級兒童福利機構檔案規范化、智能化建設工作基本完成，助推陜西兒童福利事業高質量發展。