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根據(jù)國家檔案法、第二次全國地名普查檔案管理辦法等相關(guān)規(guī)定，廣東省民政廳、廣東省檔案局結(jié)合實(shí)際，制定并聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于做好第二次全國地名普查檔案檢查驗(yàn)收工作的通知》，明確驗(yàn)收組織、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序及有關(guān)要求。鑒于檔案資料組成復(fù)雜、工作量大，各地普遍反映遇到難點(diǎn)疑點(diǎn)較多等問題，省地名普查辦聯(lián)合檔案部門，組成工作組深入廣州、東莞、中山等地調(diào)研，并以中山市為試點(diǎn)摸索經(jīng)驗(yàn)，專題研究解決難點(diǎn)疑點(diǎn)問題，形成指導(dǎo)意見通報(bào)各地，統(tǒng)一基本做法，扎扎實(shí)實(shí)推進(jìn)地名普查檔案歸檔工作。     

一是廣泛收集意見，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。地名普查普遍由多方共同執(zhí)行完成，檔案資料有文字、圖表、聲像、電子及實(shí)物等不同類型資料組成，工作量和整理難度都比較大，各地依照規(guī)程開展收集、整理和歸檔仍然遇到很多難點(diǎn)疑點(diǎn)問題。2018年以來，廣東地名普查辦廣泛收集各地在開展地名普查檔案整理工作中遇到的難點(diǎn)疑點(diǎn)問題63條，能解答的及時(shí)給予解釋解答，不能及時(shí)解釋解答的，積極與省檔案部門聯(lián)系，共同研究解答口徑進(jìn)行回復(fù)，切實(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

二是專題調(diào)查研究，解決難點(diǎn)問題。檔案收集、整理、歸檔是一個(gè)系統(tǒng)工程，為確保檔案符合驗(yàn)收、移交、保管的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定，對(duì)于遇到的新情況新問題和一些難點(diǎn)問題，省地名普查辦聯(lián)合省檔案局、省民政廳檔案室聯(lián)合組成工作組，深入廣州、東莞、中山等地調(diào)研，與市、縣地名普查辦、檔案局工作人員專題研究，就檔案的材料印制、歸檔裝訂、聲像資料處理、檔案數(shù)字化、資料保密等方面問題深入研究，并達(dá)成共識(shí)。     

三是細(xì)化指導(dǎo)意見，統(tǒng)一基本做法 。在多次實(shí)地調(diào)研、專題研究的基礎(chǔ)上，省地名普查辦和省檔案局梳理了地名普查檔案收集、整理具體操作的20個(gè)問題和基本做法，形成細(xì)化的指導(dǎo)意見，及時(shí)通報(bào)給各地參照?qǐng)?zhí)行。如：規(guī)范卷內(nèi)文件目錄的文件題名項(xiàng)著錄寫法；細(xì)化文書、歷史地名成果、跨界地名成果、光盤檔案等子類歸檔分類、收錄范圍；明確數(shù)碼照片與音視頻材料，以及非涉密的文書檔案數(shù)字化副本（掃描件）應(yīng)一式三份并使用檔案級(jí)光盤進(jìn)行刻錄存檔。（根據(jù)廣東省民政廳信息整理）